SGC: Pestaña Registros del Procedimiento
En la vista de configuración del procedimiento SGC, la segunda pestaña principal es Registros. En esta sección se definen y diseñan los formatos documentales oficiales estandarizados bajo la norma ISO 9001 (formularios de postulación, actas de evaluación, hojas de vida y reportes institucionales).
1. Registros Vigentes e Historial
La vista se divide en dos secciones operativas:
- Registros Vigentes: Documentos oficiales activos que utiliza el sistema actualmente en las convocatorias.
- Historial de Registros Inactivos: Formatos obsoletos o reemplazados que se mantienen preservados en modo de solo lectura para garantizar la trazabilidad de auditorías pasadas.
Atributos de la Tabla de Registros:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Tipo de documento del sistema vinculado (ej. Hoja de Vida de Postulante, actas de habilitación, actas de examen, etc.). |
| Nombre del Registro (SGC) | Denominación formal del formato (ej. Formulario de Postulación y Registro Curricular). |
| Código SGC | Código documental de calidad (ej. REG-SGC-01, ACT-SEL-03). |
| Nº / Versión | Número de registro correlativo y versión documental aprobada (ej. Nº 1 / V. 2). |
| Unidad Responsable | Dirección o departamento a cargo del formato (ej. Dirección Académica, Unidad de Selección). |
| Vigencia | Fecha formal de entrada en vigor de la versión del registro. |
| Actualizado por | Nombre del operador técnico o auditor que realizó el último ajuste. |
| Acciones | Botones de configuración de estructura, plantilla y retiro de vigencia. |
2. Creación y Modificación de un Registro SGC
Para dar de alta un nuevo formato oficial, haga clic en el botón superior Nuevo Registro SGC:
Campos del Formulario:
| Campo | Obligatorio | Instrucciones de Llenado |
|---|---|---|
| Registro del Sistema | Sí | Seleccione de la lista desplegable el tipo de formulario o acta del sistema al que se vinculará la directiva de calidad. |
| Nombre del Registro (SGC) | Sí | Escriba el nombre institucional exacto aprobado por la Unidad de Calidad. |
| Código SGC | No | Ingrese el código alfanumérico según el manual de codificación ISO 9001. |
| Unidad Responsable | No | Nombre del área orgánica custodia del procedimiento. |
| Número de Registro | Sí | Número entero secuencial (ej. 1). |
| Versión del Registro | Sí | Versión aprobada (ej. 1.0 o 2). |
| Vigente Desde | Sí | Fecha a partir de la cual las convocatorias deben emitir este documento. |
NOTE
Al presionar Guardar, el registro queda habilitado y listo para configurar su estructura de campos curriculares o su plantilla de texto enriquecido.
3. Configuración del Formato de Hoja de Vida (CV)
Cuando un registro corresponde al tipo Hoja de Vida de Postulante, se activa el botón especializado Configurar CV, el cual contiene dos sub-pestañas:
Estructura del Formato (Editor)
Permite construir el árbol jerárquico de apartados curriculares que los postulantes deberán llenar en el Portal de Postulantes:
- Creación de Apartados Raíz: Secciones primarias como Formación Académica, Cursos y Seminarios, Experiencia en la Judicatura, Producción Intelectual, etc.
- Sub-apartados Anidados: Categorías específicas dentro de cada sección (ej. Pregrado, Diplomados, Maestrías, Doctorados dentro de Formación Académica).
- Campos y Tipos de Datos: Configuración de campos de texto, fechas de emisión, institución educativa, carga de certificados en PDF y obligatoriedad.
- Ponderación Máxima: Si el procedimiento aplica méritos curriculares, se fija el puntaje tope asignable al apartado.
4. Editor de Plantillas del Registro
Al presionar el botón Plantilla en cualquier registro de la lista, se accede al entorno de edición documental enriquecido con inyección dinámica de datos institucionales.
Panel Lateral de Componentes Dinámicos:
El editor cuenta con un panel a la derecha que permite inyectar contenido del sistema en la posición del cursor:
A. Estructuras en Bloque (Tablas y Secciones Complejas)
- Estructura de Hoja de Vida: Inserta la tabla completa de méritos y datos curriculares del postulante.
- Datos de Convocatoria y Postulante: Encabezado formal con código de convocatoria, número de trámite y código de postulante.
- Documentación de Postulación: Tabla de verificación de documentos mínimos habilitantes presentados y validados.
- Información Personal: Ficha biográfica con Cédula de Identidad, fecha de nacimiento, estado civil y domicilio legal.
B. Variables en Línea (Campos de Texto)
Permite insertar etiquetas automáticas formateadas haciendo clic en la variable deseada:
@postulante_nombre: Nombre completo del aspirante.@postulante_ci: Cédula de Identidad con extensión y complemento.@convocatoria_codigo: Código oficial de la convocatoria.@fecha_emision: Fecha del sistema con formatos seleccionables (ej. DD/MM/AAAA o Sucre, 21 de octubre de 2026).@qr_verificacion: Marcador de posición para inyectar el código QR de autenticidad documental.@firma_autoridad: Bloque de rúbrica y sello de la Dirección General o Comisiones Evaluadoras.
5. Inactivación y Retiro de Vigencia
Si un formato documental es sustituido por una nueva resolución del Sistema de Gestión de la Calidad:
- En la fila del registro vigente, presione el botón Inactivar.
- Confirme el motivo de la baja del registro.
- El registro pasará a la tabla inferior Historial de Registros Inactivos.
- Su plantilla quedará protegida en Modo de Solo Lectura, garantizando que los documentos expedidos con anterioridad conserven su validez histórica sin riesgo de alteraciones accidentales.